Referat Generalforsamling 2009Tirsdag 14. april 2009 kl.18:00Sted: Klubbhuset til Tasta Idrettslag
Tilstede:
Rune Haavik, 23 1A
Chris Pedersen, 3 1B
Kristian S. Obrestad, 27 3A
Henrik Johannesen, 13, 2
Claus Langlo, 11, 2A
Kjetil Edland, 15, 3A
Lisa Eskeland, 3, 3A
Åse Abrahamsen, 15, 3B
Helen C Mæller, 23, 2B
Arne Vasshus, 1, 3B
Henrik Middelthon, 9, 2B
Vidar Røyland, 5, 3B
Rebecca Munch-Søegaard, 9, 3B
2. Godkjenning av innkallelseIngen kommentarer, godkjent
3. Konstituering
Styreleder var ordstyrer.
Rune Haavik som referent.
Signering Arne Vasshus og Kristian Obrestad
4. Behandling av årsrapport 2008
Styreleder gikk igjen punkt for punkt i årsrapporten.
Styrets sammensetning:
Styreleder: Rebecca Munch-Søegaard
Styremedlem: Lars Petter Ugland
Åse Abrahamsen
Chris Pedersen
1. Organisasjonsnummer
Vi ble opprettet som organisasjon i Brønnøysundsregisteret i år. Sameiet Kalhammaren Sør Felt A har organisasjonsnummer 992745320. Vår offisielle postadresse er Veritashammaren 9, 4007 Stavanger. Vi har en postkasse som henger utenfor der.
Ingen kommentar
2. Lån
For rehabiliteringsprosjektet tok vi opp lån i Nordea på 3 500 000 NOK. Lånet er på ti år og har nå en flytende rente på 6,1% (nominell). Det har termin to ganger i året (ca. 235 000 kr. pr gang)
Ingen kommentar
3. Ligningsoppgaver.
Skattemyndighetene avkrevde fra i år ligningsoppgaver for alle andelseierne i sameiet. Vi har samlet inn personopplysninger for samtlige andelseiere og innrapportert dette til skatteetaten. Dette inkuderer navn, personnummer, eierandel (heleid eller prosentrate av leiligheten), hvor mange måneder i 2008 du har eid denne samt andel fellesgjeld, felles formue, andel inntekter, etc. Dette vil komme som en del av den ferdige utfylte selvangivelsen din for 2008. Hvis noe av informasjonen der om sameiet ikke stemmer, vennligst gi styret beskjed.
Kjetil Edland som har fått 2 ligninger sendt til seg.
4. Ved salg av leilighet
I forbindelse med at vi innrapporterer andelsforhold til ligningsmyndighetene, er det nå enda mer viktig at styret får bekjed når du selger leiligheten din. Vi trenger å vite din nye adresse, personopplysninger på den som flytter inn, samt dato for overtakelse.
Ingen kommentar
5. Dugnad og ekstraordinær generalforsamling i høst
Dugnaden for 2008 ble gjennomført i oktober, samtidig med at vi hadde ekstraordinær generalforsamling. Ett styremedlem måtte trekke seg, og vi måtte velge et nytt medlem. Chris Petter Pedersen ble enstemmig valgt til styremedlem for to år. På dugnaden ble ”vannrenna” på garasjelokket renset, lekeplassen ryddet, en del beplantning ble gjort, blant annet ble det plantet ut flere hundre løk foran alle inngangspartiene. I tillegg hadde vi container og kastet søppel fra fellesområdene. Vi samlet også inn tomme malingsspann som vaktmester kjørte bort for oss etterpå. Omlag 25 deltok i løpet av kvelden.
Ingen kommentar
6. Rehabiliteringsprosjektet
I løpet av 2009 har vi gått gjennom et rehabiliteringsprosjekt i sameiet. Vi har
- skiftet råtne kledningsbord på all kledning
- vasket alle hus med såpe og soppmiddel
- malt alle hus
- byttet ut 14 buevinduer i fellesgangene, inkludert utbedret vannskader her
- byttet ut to vinduer i inngangsparti fellesgangene (nr. 9)
- mange benyttet seg av tilbudet om å bytte egne vinduer og/eller ruter og har fått dette montert.
Hva gjenstår:
- påmontere sparkebeslag på alle dørene
- maling av vinduslister og reklamasjonsarbeid som ble innmeldt i høst
I tillegg vil vi måtte gjøre litt selv, som maling an innvendige lister i fellesområder. Det kan vi evnt. ta på dugnad i sommer.
Resten av maler arbeidet vil bli utført av malerfirma på alle 14 hus.
7. Personlig ansvar i leiligheten
Sameiet har i vinter 2008 hatt problemer med en vannskade på en balkong i 2. etasje hvor vann har rent ned langs husveggen og laget skade innvendig i både 2. og 1. etasje.
Styret vil gjerne presisere ansvarsfordelingen i bygningsmassen:
Du som andelseier er ansvarlig for reparasjon og vedlikehold det du selv disponerer. Dette inkluderer alle vinduer og dører i din egen leilighet, samt balkongen/terrassen din. Det anbefales at du renser og staker opp sluket ute regelmessig og følger med at det ikke danner seg vannansamlinger. Hvis du leier ut, er det gjerne spesielt viktig at dette blir fulgt opp.
Hvis ditt manglende vedlikehold påfører skade på din eiendom, på andre andelseieres eiendom eller på felleseiendom, er du ansvarlig og du vil måtte dekke alle kostnader selv. Sameiets forsikring dekker ikke vannskader som har oppstått over tid, og heller ikke det som er en del av din egen leilighet. Vanligvis vil heller ikke en innboforsikring dekke vegger, parkett eller annet fast inventar som eventuelt skulle bli skadet. Det er derfor svært viktig at du er oppmerksom på denne risikoen, og gjør det som trengs for å unngå skade. Ser du problemer som ikke går bort med å stake, rydde eller rense, så MÅ du gi beskjed til styret.
Hvis skaden oppstår som følge av bygningstekniske feil eller normal slitasje, vil sameiet dekke eventuelle utgifter, slik tilfellet har vært i vinter.
Styret henter inn tilbud på sluk på balkonger for 2. og 3. etg.
8. Vasking av trappeoppganger
Det er 4 hus i sameiet som har ekstern hjelp til vask av trappeoppgangene. Det vaskes annenhver uke, og hver leilighet betaler 450 kr pr. halvår. Generelt fungerer renholdsarbeidet meget bra. Styret oppfordrer hus hvor vask av fellesoppganger er et problem, til å ta kontakt slik at disse også kan settes ut til eksternt vaskebyrå.
Det viser seg at det ikke er like bra vasking av vaskebyrået. I nr.11 er det ikke vasket siden 27.02.2009
9. Lekeapparat
I samarbeid med nabosameiet vårt (blokka) har vi kjøpt inn nytt lekeapparat til lekeplassen.Vi dekket ¾ av utgiftene, mens de bidro med ¼. For ordens skyld; lekeplassen tilhører vårt sameie og står på vår eiendom, og deres bidrag gir dem bare rett til å leke litt der J
Ingen kommentar
10. Garasjerenna
Vi har fått saget av de forhøyningene som var på avløpsrørene i vannrenna på torget. Vaktmester skal få satt på ”kurver” som skal hindre at smuss og løv faller nedi. Vi håper vi å bli kvitt problemet med at renna alltid er full av vann og dermed ikke vil belaste betongdekket unødig.
Ingen kommentar
11. Energitiltak
Vi fikk montert timer på lyset i alle oppgangene i høst. Når du skrur på lyset, slår det seg selv av automatisk etter fem minutter. Vi håper dette gir oss gode energiøkonomiske effekter. Vi har i tillegg varmekabler utenfor hvert hus for å smelte eventuell snø og is. Vi ber alle sjekke at disse ikke står på unødig. Bryteren for varmekableme finner du i strømskapet i bunnen av trappen.
Styret sjekker varmekabler ved anledning
12. Boning
Boning av alle trappeoppgangene ble utført i desember 2008.
Ingen kommentar
5. Regnskap 2008
Regnskapet ble gjennomgått og kommentarer og spørsmål ble besvart underveis. Detaljert regnskap vil bli ettersendt hver andelseier.
6. Plan for 2009
Styret ønsker å jobbe videre med følgende:
- Vurdere bytte av bank for bedre betingelser
- Vurdere regnskapsfører og faktureringsrutiner (KID, autogiro, oftere fakturering, rapporter)
- Bytte gjenværende låssylindre i inngangsdørene. Mange er utslitte og allerede byttet.
- Evaluere balkonger, se på fall, drenering, slukdimensjon og membran
- Vannrenna på torget, vurdere situasjonen i løpet av sommeren og høsten
- Etablere vedlikeholdsplan for sameiet (5-10 års perspektiv)
- I tillegg til innkomne forslag
Det kom spørsmål om hvem Sameiet bruker til revisor og regnskapsfører i dag. Dette er:
Revisor: Stavanger Revisjon
Regnskapsfører: Klient Regnskap Vest
7. Innkomne forslag
Det er ikke kommet inn noen forslag.
8. Budsjett for 2009
Budsjett 2009/10
Inntekter
Utgifter
Fellesutgifter
Kr 850,- pr mnd
kr 856 800
Betjening av lån
235 000 x2
kr 470 000
Innbetaling andel fellesgjeld
Individuelt tilpasset
kr 470 000
Kabel TV
223 pr leilighet pr mnd
kr 224 784
Styrehonorar
25 000 leder, 13 000 andre + arb avgift
kr 72 960
Trappevask
kr 21 600
kr 21 600
Matteservice
kr 10 000
Vaktmester
Vedlikehold
kr 7 000
kr 123 000
Regnskap/revisjon
36 000 kr. + kr. 10 000
kr 46 000
Forsikring
Inkl egenandel 2X6000
kr 82 000
Strøm
kr 7 000
kr 53 000
Boning
Trapper
kr 40 000
Dugnadsutgifter
Inkl. 4000 kr. for container leie
kr 14 000
Tømme tjenesten (søppelspann)
2x8 773 kr.
kr 17 546
Opparbeiding av midler til fremtidig vedlikehold
170 000
kr 171 360
Sum
kr 1 355 400
kr 1 346 250
Det ble diskutert hva som skal gjøres med det som eventuelt er igjen av midler fra lånet på 3,5 MNOK etter at rehabiliteringen er ferdig.
Det ble stemt over å betale inn en eventuell rest tilbake til lånet, eller om Sameiet bør ha disse pengene på konto som midler mot vellikeholdsutgifter.
Betale inn rest: 10 Stemmer
La det stå på konto: 2 Stemmer
Ingen mening: 1 Stemme
9. ValgStyrets sammensetning for 2009 ble valgt:
Verv
Navn
Periode
Styreleder
Rebecca Munch-Søegaard
2 år (gjenvalgt)
Styremedlem
Veronica Stevenson
2 år
Styremedlem
Åse Abrahamsen
1 år igjen (ikke på valg)
Styremedlem
Henrik Middelthon
1 år
Varamedlem
Vidar Røyland
1 år
Valgkomitè
Chris Petter Pedersen
1 år
Valgkomitè
Lars Petter Ugland
1 år
10. Diverse
· Det ble diskutert rundt balkonger i 2. og 3. etage. Disse er beboers ansvar å holde i orden og sørge for at dreneringen virker. Styret vil hente inn tilbud for utbedring av sluk og evt skifte av membran. Det taes stilling til hvordan man skal dekke disse utgiftene på ekstraordinær generalforsamling i forbindelse med dugnaden som kommer i mai/juni.
· Det ble ytret ønske fra noen beboere i 3. etage om å kunne utvide balkongene sine. Styret fikk i oppgave, med 6 for og 5 mot stemmer, å lage en plan for hvordan dette evt skal se ut.Det vil på et senere tidpunkt bli holdt avstemning om det skal være lov å utvide disse terrassene.
For Styret:
Rebecca Munch-Søegaard ____________________________
Lars-Petter Ugland ___________________________
Chris Petter Pedersen ___________________________
Åse Abrahamsen ___________________________
Arne Vasshus ____________________________
Kristian Obrestad ____________________________
