Innkalling til generalforsamling 14.4.09

Innkalling til Generalforsamling 2009
Det innkalles herved til Generalforsamling:

Tirsdag 14. april 2009 kl.18:00Sted: Klubbhuset til Tasta Idrettslag
1. Saksliste:
2. Godkjenning av innkallelse
3. Konstituering
4. Behandling av årsrapport 2008
5. Regnskap 2008
6. Plan for 2009
7. Innkomne forslag
8. Budsjett 2009
9. Valg til styret



2. Godkjenning av innkallelse

3. Konstituering
Velge to representanter til å signere protokollen.

4. Behandling av årsrapport 2008
Styrets sammensetning:
Styreleder: Rebecca Munch-Søegaard
Styremedlem: Lars Petter Ugland
Åse Abrahamsen
Chris Pedersen
Styret har i perioden hatt omlag 5 styremøter, samt en god del e-mail korrespondanse.

1. Organisasjonsnummer
Vi ble opprettet som organisasjon i Brønnøysundsregisteret i år. Sameiet Kalhammaren Sør Felt A har organisasjonsnummer 992745320. Vår offisielle postadresse er Veritashammaren 9, 4007 Stavanger. Vi har en postkasse som henger utenfor der.

2. Lån
For rehabiliteringsprosjektet tok vi opp lån i Nordea på 3 500 000 NOK. Lånet er på ti år og har nå en flytende rente på 6,1% (nominell). Det har termin to ganger i året (ca. 235 000 kr. pr gang)
3. Ligningsoppgaver.
Skattemyndighetene avkrevde fra i år ligningsoppgaver for alle andelseierne i sameiet. Vi har samlet inn personopplysninger for samtlige andelseiere og innrapportert dette til skatteetaten. Dette inkuderer navn, personnummer, eierandel (heleid eller prosentrate av leiligheten), hvor mange måneder i 2008 du har eid denne samt andel fellesgjeld, felles formue, andel inntekter, etc. Dette vil komme som en del av den ferdige utfylte selvangivelsen din for 2008. Hvis noe av informasjonen der om sameiet ikke stemmer, vennligst gi styret beskjed.

4. Ved salg av leilighet
I forbindelse med at vi innrapporterer andelsforhold til ligningsmyndighetene, er det nå enda mer viktig at styret får bekjed når du selger leiligheten din. Vi trenger å vite din nye adresse, personopplysninger på den som flytter inn, samt dato for overtakelse.

5. Dugnad og ekstraordinær generalforsamling i høst
Dugnaden for 2008 ble gjennomført i oktober, samtidig med at vi hadde ekstraordinær generalforsamling. Ett styremedlem måtte trekke seg, og vi måtte velge et nytt medlem. Chris Petter Pedersen ble enstemmig valgt til styremedlem for to år. På dugnaden ble ”vannrenna” på garasjelokket renset, lekeplassen ryddet, en del beplantning ble gjort, blant annet ble det plantet ut flere hundre løk foran alle inngangspartiene. I tillegg hadde vi container og kastet søppel fra fellesområdene. Vi samlet også inn tomme malingsspann som vaktmester kjørte bort for oss etterpå. Omlag 25 deltok i løpet av kvelden.

6. Rehabiliteringsprosjektet
I løpet av 2009 har vi gått gjennom et rehabiliteringsprosjekt i sameiet. Vi har
- skiftet råtne kledningsbord på all kledning
- vasket alle hus med såpe og soppmiddel
- malt alle hus
- byttet ut 14 buevinduer i fellesgangene, inkludert utbedret vannskader her
- byttet ut to vinduer i inngangsparti fellesgangene (nr. 9)
- mange benyttet seg av tilbudet om å bytte egne vinduer og/eller ruter og har fått dette montert.

Hva gjenstår:
- påmontere sparkebeslag på alle dørene
- maling av vinduslister og reklamasjonsarbeid som ble innmeldt i høst
I tillegg vil vi måtte gjøre litt selv, som maling an innvendige lister i fellesområder. Det kan vi evnt. ta på dugnad i sommer.

7. Personlig ansvar i leiligheten
Sameiet har i vinter 2008 hatt problemer med en vannskade på en balkong i 2. etasje hvor vann har rent ned langs husveggen og laget skade innvendig i både 2. og 1. etasje.
Styret vil gjerne presisere ansvarsfordelingen i bygningsmassen:
Du som andelseier er ansvarlig for reparasjon og vedlikehold det du selv disponerer. Dette inkluderer alle vinduer og dører i din egen leilighet, samt balkongen/terrassen din. Det anbefales at du renser og staker opp sluket ute regelmessig og følger med at det ikke danner seg vannansamlinger. Hvis du leier ut, er det gjerne spesielt viktig at dette blir fulgt opp.
Hvis ditt manglende vedlikehold påfører skade på din eiendom, på andre andelseieres eiendom eller på felleseiendom, er du ansvarlig og du vil måtte dekke alle kostnader selv. Sameiets forsikring dekker ikke vannskader som har oppstått over tid, og heller ikke det som er en del av din egen leilighet. Vanligvis vil heller ikke en innboforsikring dekke vegger, parkett eller annet fast inventar som eventuelt skulle bli skadet. Det er derfor svært viktig at du er oppmerksom på denne risikoen, og gjør det som trengs for å unngå skade. Ser du problemer som ikke går bort med å stake, rydde eller rense, så MÅ du gi beskjed til styret.
Hvis skaden oppstår som følge av bygningstekniske feil eller normal slitasje, vil sameiet dekke eventuelle utgifter, slik tilfellet har vært i vinter.
8. Vasking av trappeoppganger
Det er 4 hus i sameiet som har ekstern hjelp til vask av trappeoppgangene. Det vaskes annenhver uke, og hver leilighet betaler 450 kr pr. halvår. Generelt fungerer renholdsarbeidet meget bra. Styret oppfordrer hus hvor vask av fellesoppganger er et problem, til å ta kontakt slik at disse også kan settes ut til eksternt vaskebyrå.
9. Lekeapparat
I samarbeid med nabosameiet vårt (blokka) har vi kjøpt inn nytt lekeapparat til lekeplassen.Vi dekket ¾ av utgiftene, mens de bidro med ¼. For ordens skyld; lekeplassen tilhører vårt sameie og står på vår eiendom, og deres bidrag gir dem bare rett til å leke litt der J
10. Garasjerenna
Vi har fått saget av de forhøyningene som var på avløpsrørene i vannrenna på torget. Vaktmester skal få satt på ”kurver” som skal hindre at smuss og løv faller nedi. Vi håper vi å bli kvitt problemet med at renna alltid er full av vann og dermed ikke vil belaste betongdekket unødig.
11. Energitiltak
Vi fikk montert timer på lyset i alle oppgangene i høst. Når du skrur på lyset, slår det seg selv av automatisk etter fem minutter. Vi håper dette gir oss gode energiøkonomiske effekter. Vi har i tillegg varmekabler utenfor hvert hus for å smelte eventuell snø og is. Vi ber alle sjekke at disse ikke står på unødig. Bryteren for varmekableme finner du i strømskapet i bunnen av trappen.

12. Boning
Boning av alle trappeoppgangene ble utført i desember 2008.

5. Regnskap 2008
Se vedlagt regnskap. På møtet vil vi også presentere regnskap for rehabiliteringen, inkludert gjeldssituasjonen for hver enkelt per dags dato.
6. Plan for 2009
Styret ønsker å jobbe videre med følgende:
- Vurdere bytte av bank for bedre betingelser
- Vurdere regnskapsfører og faktureringsrutiner (KID, autogiro, oftere fakturering, rapporter)
- Bytte gjenværende låssylindre i inngangsdørene. Mange er utslitte og allerede byttet.
- Evaluere balkonger, se på fall, drenering, slukdimensjon og membran
- Vannrenna på torget, vurdere situasjonen i løpet av sommeren og høsten
- Etablere vedlikeholdsplan for sameiet (5-10 års perspektiv)
- I tillegg til innkomne forslag

7. Innkomne forslag
Send dine forslag til samversor@yahoo.no eller legg dem i postkassen vår utenfor nr. 9 i god tid før generalforsamlingen 14. april.

8. Budsjett for 2009

Budsjett 2009/10
Inntekter
Utgifter
Fellesutgifter
Kr 850,- pr mnd
kr 856 800

Kabel TV
223 pr leilighet pr mnd

kr 224 784
Renter

kr 3 000

Styrehonorarer
25 000 leder, 13 000 andre + arb avgift

kr 72 960
Trappevask

kr 21 600
kr 21 600
Matteservice


kr 10 000
Vaktmester
Vedlikehold
kr 7 000
kr 123 000
Regnskap/revisjon
36 000 kr. + kr. 10 000

kr 46 000
Forsikring
Inkl egenandel 2X6000

kr 82 000
Strøm

kr 7 000
kr 53 000
Boning
Trapper

kr 40 000
Dugnadsutgifter
Inkl. 4000 kr. for container leie

kr 14 000
Tømme tjenesten
2x8 773 kr.

kr 17 546
(søppelspann)
Betjening av lån
235 000 x2

kr 470 000
Innbetaling andel fellesgjeld
Individuelt tilpasset
kr 460 000

Avskrivninger


kr 70 000












Sum

kr 1 355 400
kr 1 244 890

9. Valg
Ved dagens generalforsamling er tre tillitsverv fra dagens styre på valg; Styreleder og to styremedlemmer. Chris P. Pedersen må dessverre trekke seg etter kun ett år.

Verv
Navn
På valg
Stiller til gjenvalg
Periode
Styreleder
Rebecca Munch-Søegaard
Ja
Nei
2 år
Styremedlem
Lars Petter Ugland
Ja
Nei
2 år
Styremedlem
Åse Abrahamsen
Nei

1 år igjen
Styremedlem
Chris Petter Pedersen
Nei, trekker seg.

1 år igjen
Valgkomitè
Tom Østbø
Ja
Nei
1 år
Valgkomitè
Rune Haavik
Ja
Nei
1 år

Hvis du kunne tenke deg å høre mer om styrets arbeid og har lyst å stille til valg, oppfordes du til å ta kontakt med valgkomiteen v/ Tom (tlf 40006652) eller Rune (tlf 93488365), eller evnt. de som sitter i styret i dag.

For Styret

Rebecca Munch-Søegaard