Referat fra Generalforsamling
Det ble avholdt Generalforsamling mandag 23.06.2009 kl.19:00 iKlubbhuset Stemmen (2.etasje), Dusavikveien, Stavanger
Fremmøtte:
Siri Bøe
Åse Abrahamsen
Line Kjosland
Ray Pratt
Nils Bjarne Yndesdal
Claus Langlo
Camilla Meling
Jon Skarpeid
Astrid Todnem
Svein Pedersen
Lars-Petter Ugland
Tom Østbø
Rebecca Munch-Søegaard
Saksliste:
1. Godkjenning av innkallelse
2. Konstituering
3. Behandling av årsrapport 2007
4. Regnskap 2007
5. Dugnad
6. Innkomne forslag
7. Vedlikehold av husene
8. Budsjett 2008
9. Valg
3. Behandling av årsrapport 2007
Styrets sammensetning:
Formann: Rebecca Munch-Søegaard
Styremedlem: Jan Olav Farstad Rune Haavik Astri Todnem
Vara: Tom Østbø
Styret har i perioden hatt 8 styremøter, samt en god del e-mail korrespondanse.
1. Dugnad. Dugnaden for 2007 ble gjennomført av de enkelte husene over 2 dager. ”Vannrenna” på garasjelokket ble renset, lekeplassen ble ryddet, en del beplantning ble gjort. Siste kvelden ble det også grilling og hygge etter endt arbeidsøkt.
OK
2. Utskifting av verandaer i 2. etasje. De 3 husene som fikk utbedret verandaer var; nr. 19, 23 og 27. Jobben ble utført av Byggmester Goa til avtalt pris.
For de resterende seks verandaene ser det ut til at vi kan legge dem inn i prosjektet med Byggmester Torjussen. Styret tar en endelig beslutning på dette etter byggemøte med leverandører onsdag 25. juni. Avtalen med Goa vil i så fall bli sagt opp.
3. Vasking av trappeoppganger. Det er 4 hus i sameiet som har ekstern hjelp til vask av trappeoppgangene. Det vaskes annenhver uke, og hver leilighet betaler ca 450 kr pr. halvår. Generelt fungerer renholdsarbeidet meget bra. Styret oppfordrer hus hvor vask av fellesoppganger er et problem, til å ta kontakt slik at disse også kan settes ut til eksternt vaskebyrå.
Nr. 11 og nr. 13 rapporterte om sporadisk vasking. Meldes tilbake til leverandør.
4. Boning av trappeoppganger ble utført i løpet av våren 2007.
OK
5. Rehabiliteringen er endelig kommet i gang, og fremgang er bra se ytterlig beskrivelse punkt 7.
6. Forsikring. Vi har byttet huseierforsikring fra Gjensidige til If og samtidig redusert kostnaden med ca. 80 000 kr.
Polisenummeret i If er 1762579.
7. Astri Todnem trakk seg fra styret i Oktober, og Tom Østbø tok over hennes oppgaver.
OK
8. Jan Olav Farstad flyttet i april, og har dermed ikke lenger noen oppgaver i styret.
OK
9. (Toms) Trilletjeneste: Sameiet har inngått avtale med kommunen om å bytte til store spann og betale for at spannene hentes på sin faste plass for tømming. Vi trenger ikke lengre trille ut selv.

4. Regnskap 2007
Regnskapet ble gjennomgått. Det var ingen kommentarer eller innvendinger til dette.
5. Dugnad
Styret har vedtatt å satse på dugnad i september eller når rehabiliteringen er over.
Maling av carport og sparkling og maling av listverk i trappeoppganger er to poster til dugnaden.
OK.

6. Innkomne forslag
Det er ikke kommet inn noen forslag fra beboere.

7. Vedlikehold av husene
Skifting av bordkledning og maling, utskiftning av endel vinduer.
Snekker arbeidet er kommet godt igang. Noen hus har det blitt mye på, mens andre har det vært mindre på. Terassene i 2. etg som ikke er blitt byttet ennå, vil sansynligvis bli byttet nå når vi først er igang. Det samme gjelder sykkel skurene til hvert hus. Det er litt avhengig av økonomi om dette blir gjort. Vi vil ha en avklaring på dette på generalforsamlingen.
Malingen som malermester utfører er kommet godt igang. Husene som de tar er 3, 11, 13, 15, 19, 21, 27 og 29. De andre husene har valgt å male selv.

Både malerarbeidet og snekkerarbeidet er foreløpig i henhold til budsjett. Styret fikk kommentar om at malerarbeidet i nr 27 ikke var pent utført. Andre som har kommentarer på utført arbeid bes sende mail til styret (samversor@yahoo.no) fortløpende. Vi har ofte kontakt med leverandørene og vil gjerne fange opp forbedringer mens prosjektet pågår.
Etter byggemøte som planlegges avholdt onsdag 25. juni, vil styret ta stilling til om sykkelskur og de resterende seks verandaene i kryssfiner skal byttes ut nå.
Vinduer er blitt bestilt i puljer, første pulje blir levert ca uke 27. Byggmester har fremdeles ikke fått avklart krav og funnet leverandør for vinduer i fellesområdene i tredje etasje, de buede. Dette er et usikkerhetsmoment og kan innebære ytterligere kostnader for oss enn vi har budsjettert med.
Kommunen bestilte vinduer til sine leiligheter i midten av juni. Hvis noe ytre maling behøves som følge av den for sene bestillingen, vil dette viderefaktureres kommunen.
Alle som vasker og maler på dugnad bør være ferdige med dette innen utgangen av august.
For de som gjør dette på dugnad, har vi følgende to alternativer om kompensasjon.
Alternativ 1:
Andelseierne i hvert hus dekker de direkte kostnadene med å vaske og male, og deler kosnaden likt mellom de av beboerne i huset som deltar.
De deltakende får mindre fellesgjeld, tilsvarende 1/6 av malerfirmaets faste pris (106 000 kr pluss moms delt på seks leiligheter= 22 083 kr.)
Alternativ 2:
Andelseierne i hvert hus dekker de direkte kostnadene med å vaske og male, og deler kosnaden likt mellom de av beboerne i huset som deltar.
De deltakende får refundert utleggene. Et firma ville kostet 22 083 pr leilighet. Direkte utlegg trekkes fra, og mellomlegges refunderes de deltakende som kontant utbetaling fra lånet, med henvisning til at man kan ha lønnet arbeid i hjemmet skattefritt for inntil 50 000 kr årlig.
Ved dette alternativet svarer alle andelseiere for like sstor del av felleslånet.
Styret sender mail til de ansvarlige i ”dugnadshusene” og ber hvert hus ta stilling til hvilket alternativ deres hus går for. Det er ikke anledning for individuelle løsninger på dette punktet.
8. Annet
Hunder og katter (kjæledyr generelt). Det er i utgangspunktet ikke lov å ha hund og katt i sameiet, ref vedtektene. Styret har likevel sagt at de ikke vil legge seg opp i dette, såfremt det ikke er til sjenanse for noen naboer. Hvis en klage rapporteres, vil styret be den som har kjæledyr om å gjøre det som er nødvendig for å løse problemet. Dette vil vanligvis bety å få omplassert dyret til et annet sted. Dessverre har Stavanger Kommune ikke vært flinke nok til å presisere dette til sine leieboere. Styret vil derfor ta nok en runde med Stavanger Kommune og skrive spesifikt om hvilke leiligheter de eier som i dag har problematiske dyr. Styret oppfordere alle til å sende mail om naboer med dyr som er et problem.
9. Budsjett 2008/09
Styre anbefaler å viderføre 800 kroner i felleskostnader pr måned.
I tillegg kommer utgiftene som de enkelte har på rehabiliterings lånet. I første halvår betaler alle inn 500 pr måned. Når prosjektet er ferdig og vi har de totale kostnadene, vil vi sette opp hva de reelle kostnade pr leilighet blir og fakturere andel fellesgjeld deretter.
Budsjett 2008/09
Inntekter
Utgifter
Fellesutgifter
Kr 800,- pr mnd
806 400

Kabel TV
223 pr leilighet pr mnd

224 784
Renter

3 000

Styrehonorarer
25000 leder, 13000 andre + arb avgift

72 960
Trappevask

21 600
21 600
Matteservice


10 000
Vaktmester
Vedlikehold
7 000
123 000
Vedlikehold
Garasje renna

50 000
Regnskap/revisjon
regn 36000 + rev 10000

46 000
Forsikring
Inkl Egenandel 4X6000

84 000
Strøm

7 000
53 000
Lekeplass
nye lekeapparater
10 000
35 000
Boning
Trapper

33 000
Dugnadsutgifter
Inkl. 4000 kr. for container leie

14 000
Tømme tjenesten
(søppelspann)
2x8 773 kr.

17 546








Sum

855 000
784 890
Kommentarer til budsjettet:
- Garasje rehabilitering: nabosameiet skal betale 1/3 av utgiftene, også av større vedlikeholdsprosjekter som det forestående som budsjettert.
- Vi skal bestille nye lekeapparater til lekeplassen, naboblokka er med og spleiser med 10 000 kr.
- Styret bør undersøke mulighetene for å montere fotocelle i alle oppgangene for å redusere strømforbruket. (også vurdere tilsvarende for varmekablene i bakken?)
Spørsmål om buffer for fremtidig vedlikehold, skal vi bygge buffer nå eller ikke?
Styret mener at med årets budsjett vil vi ha 70 000 kr i netto hvis ingenting ubudsjettert dukker opp. Det er tilstrekkelig for i år, gitt vi allerede skal etablere felleslån. Vi forskyver til neste år å vurdere å bygge en økonomisk buffer for vedlikeholdsprosjekter.
- I forbindelse med opprettelse av fellesgjeld vil alle andelseiere få en årlig bekreftelse på andel formue og andel fellesgjeld i sameiet. For å lage dette må vi ha alle eieres personnummer (evnt. org. nr) innen 1. november 2008. Styret oppfordrer alle til å sende mail med sine detaljer til styret snarest. Dette er ikke en valgfri ordning.
Budsjettet ble godkjent.
9. Valg
Verv
Navn
På valg
Stiller til gjenvalg
Formann
Rebecca Munch-Søegaard
Nei

Styremedlem
Astri Todnem(1år)
Jan Olav Farstad
Rune Haavik
JaJa
Ja
Nei
Nei
Nei
Varamenn
Tom Østbø
Ja
Nei
Valgkomitè
Arvid Stavland
Ja
Nei
Valgkomitè
Claus Langlo
Ja
Nei

Valkommiteen innstiller følgende personer til styret:
Styremedlem: Lars-Petter Ugland (1 år)
Åse Lillian Abrahamsen (2år)
Ray Pratt (2 år)
Vara representant: Åsmund Andersen
Valg kommite: Rune Haavik
Tom Østbø

De innstilte styremedlemmene samt valgkomitee ble enstemmig valgt inn som over.
I tillegg ble Chris Pedersen valgt inn som 2. vara for 2 år, i tilfelle det skulle bli endringer i styresammensetningen i tiden fremover.

Takk til de som nå er avløst.

For Styret

Rebecca Munch-Søegaard


Siri Bøe og Line Kjonerud signerte originalreferatet fra generalforsamlingen.

Som alltid kan styret kontaktes:
På mail: samversor@yahoo.no,
Styreleder direkte: 92420870